إسناد وحالة
لكل محادثة مسؤول وحالة واضحة، فتعرف ما هو مفتوح وما أُغلق ومن يعمل على ماذا.
صندوق الوارد
كل محادثات عملائك في مكان واحد
شاشة واحدة يعمل عليها الفريق كله: كل محادثات واتساب، لكل واحدة مسؤول وحالة، مع بحث وملاحظات داخلية وتذكير بما لم يُرد عليه بعد.
- محادثة
- عميل محتمل
- مسار المبيعات
- طلب
- إيراد
ما هو صندوق الوارد الموحّد؟
صندوق الوارد الموحّد هو شاشة واحدة تجمع كل محادثات العملاء ويعمل عليها الفريق كله في الوقت نفسه. بدل أن تتوزع المحادثات على هواتف الموظفين، تصل جميعها إلى مكان واحد، ولكل محادثة مسؤول وحالة وسجل.
الفائدة العملية الأولى بسيطة: لا محادثة تبقى بلا رد لأن أحدًا لم يرها. والثانية أهم — يصبح لدى المدير صورة حقيقية عن حجم العمل: كم محادثة مفتوحة، وكم منها بلا مسؤول، وكم تجاوزت وقتًا معقولًا دون رد.
وفي متصل، هذه الشاشة ليست معزولة عن المبيعات: بجانب المحادثة لوحة تعرض ملف العميل وصفقاته وطلباته، فتستطيع تحويل المحادثة إلى عميل محتمل أو تحريك صفقة دون مغادرتها.
المشكلة
المحادثات لا تُفقد فجأة — بل تُدفن
حين تصل مئة رسالة في اليوم إلى رقم واحد، لا يحتاج الأمر إلى إهمال ليضيع عميل. يكفي أن تصل رسالته وقت الذروة، فتدفعها الرسائل التالية إلى أسفل القائمة، ولا يعود أحد إليها.
ومع غياب مفهوم «المسؤول» تتضاعف المشكلة من الجهة الأخرى: يرد شخصان على العميل نفسه بمعلومتين مختلفتين.
ما تحصل عليه
شاشة عمل، لا مجرد قائمة رسائل
ملاحظات داخلية
اكتب ملاحظة يراها الفريق ولا يراها العميل — لتسليم المحادثة دون شرح شفهي.
بحث وفرز
ابحث في المحادثات ورتّبها بما يناسبك، وتنقّل بينها دون أن تفقد مكانك.
ردود جاهزة
ردود محفوظة للأسئلة المتكررة، بصياغة موحّدة لا تختلف من موظف لآخر.
تذكير بما لم يُرد عليه
تنبيهات دورية بالمحادثات غير المقروءة، حتى لا تعتمد على أن ينتبه أحدهم.
لوحة مبيعات جانبية
ملف العميل وصفقاته وطلباته بجانب المحادثة — دون فتح شاشة أخرى.
الفريق
رقم واحد، وصلاحيات تحدد من يرى ماذا
يعمل الفريق كله على رقم واحد عبر WhatsApp Cloud API الرسمي. ولأن ذلك يعني وصول الجميع إلى شاشة واحدة، تحتاج إلى ضبط ما يراه كل دور: نظام الأدوار والصلاحيات يتيح لك تحديد من يرى كل المحادثات ومن يرى ما أُسنِد إليه فقط.
أسئلة شائعة
الأسئلة الشائعة
هل يمكن لأكثر من موظف الرد على الرقم نفسه؟
نعم. هذا هو الغرض الأساسي من صندوق الوارد الموحّد: يعمل الفريق كله على الرقم نفسه، ولكل محادثة مسؤول محدد حتى لا يرد اثنان على العميل نفسه.
هل يرى كل موظف كل المحادثات؟
ذلك يعود لك. يحدّد نظام الأدوار والصلاحيات ما يستطيع كل دور رؤيته والعمل عليه، فيمكن أن يرى الموظف ما أُسنِد إليه فقط بينما يرى المدير كل شيء.
ماذا يحدث للمحادثات التي لا يُرد عليها؟
يرسل متصل تذكيرات دورية بالمحادثات غير المقروءة، فتظهر قبل أن يمر عليها وقت طويل. الهدف ألا يعتمد الرد على أن ينتبه أحدهم مصادفة.
هل أستطيع بيع شيء من داخل المحادثة؟
نعم. تعرض اللوحة الجانبية ملف العميل وصفقاته، فتستطيع إنشاء عميل محتمل أو تحريك صفقة في مسار المبيعات أو تسجيل طلب دون مغادرة الشاشة.